Covid-19 zet van alles op zijn kop. Zo zijn er mensen die het nu heel rustig hebben maar ook mensen die het heel erg druk hebben.
In een paar blogs wil ik daar wat tips voor geven. Hier is de eerste.
Effe ....
"Ik ga eventjes boodschappen doen." "Nog eventjes bellen, kom er zo aan." Effe deze mail nog maken en dan ga ik naar huis."
Herken je hier iets? Ben jij iemand die de woorden even, eventjes, effe, of iets van die strekking vaak gebruikt? Dan heb je hoogstwaarschijnlijk ook vaak het gevoel dat je tijd te kort hebt.
Vraag je jezelf dan ook aan het einde van de dag af wat je nu dan wel hebt gedaan als je ziet dat je 'to do list' niet af lijkt te komen? Dat werkt wel erg demotiverend om een planning te maken. Je kunt dan immers van te voren voorspellen dat je planning in duigen gaat vallen.
Mensen die veel in termen van ‘eventjes’ denken, hebben nogal eens de neiging om veel activiteiten op een dag te plannen. En dan moet je aan het einde van de dag weer dingen doorschuiven. Voelt niet lekker toch? Veel fijner is het om aan het einde van je (werk)dag je lijst af te hebben of wie weet, zelfs al iets gedaan te hebben dat je voor de dag erop gepland had staan. Al doe je objectief gezien even veel, Gevoelsmatig is dit een wereld van verschil.
Of te laat komen op een afspraak omdat je dacht dat je .... nog wel ‘eventjes’ kon doen. Dit fenomeen heeft alles te maken met een verkeerde aanname van hoeveel tijd je ergens mee bezig denkt te zijn. ‘Even boodschappen doen’ klinkt anders als ‘drie kwartier boodschappen doen’. Het eerste klinkt als iets dat ergens tussendoor gedaan kan worden, het tweede klinkt als een activiteit wat meer tijd vraagt. Door een activiteit te koppelen aan eventjes, geef je impliciet aan dat dit in ‘een poep en een zucht’ gedaan is. Dat is het vaak niet en daardoor kom je in tijdnood.
Mijn tegeltjeswijsheid is: Het enige dat je ‘eventjes’ doet, is plassen.
Dit fenomeen is ook interessant als iemand aan jou vraagt, “wil je dit eventjes voor me doen?” Blijkbaar heeft de ander het idee dat het door jou snel gedaan kan worden. Als je de klus dan aanneemt maar je doet er wel twee uur over, geloof me, dat heeft de ander dan echt niet in de gaten!
Probeer dit eens uit als iemand het je vraagt op die manier. Vraag eens terug of die persoon een inschatting kan maken hoelang jij daar mee bezig zult zijn. En natuurlijk is het ook gelijk voor jezelf een mooi moment om in te schatten hoeveel tijd dit van je gaat vragen. Het gaat er dus niet alleen om of je het WILT doen voor de ander, het gaat er ook om om een reëel tijdbeeld te krijgen of het wel past in je planning of dat je je prioriteiten moet omgooien.
Omrekenfactor
De uitdrukking ‘een timmermansoog hebben’ gaat over dat iemand goed kan inschatten wat de afmetingen van iets zijn. Zoiets dergelijks bestaat er ook ten aanzien van tijd. Er zijn mensen die heel accuraat zijn in inschatten van tijd , ook al vergeten ze dit soms toe te passen. En er zijn waarschijnlijk veel meer mensen die er naast zitten, die te weinig of te veel tijd inschatten.
Een leidinggevende van een automatiseringsbedrijf vertelde mij het volgende.
Hij had een aantal medewerkers die geacht werden zelf een inschatting te geven hoelang ze met een project bezig dachten te zijn. Van medewerker A vertelde hij, die zit er altijd factor 2 naast. Als zijn inschatting is dat hij met een week klaar is, weet ik dat ik twee weken moet rekenen. Maar van medewerker B weet ik dat hij een factor van 0,5 heeft. Als hij aangeeft dat hij er een week mee bezig denkt te zijn, dan zie ik hem op de derde dag al vakantieplannen maken.
Ik ben dit verder gaan uitzoeken. Hoe zit het met deze variant van het timmermansoog? Gaande mijn speurtocht ontdekte ik dat er twee verschillende ‘omrekenfactoren’ kunnen zijn. Een voor activiteiten die je leuk vind om te doen, en een andere voor iets dat je helemaal niet leuk vind om te doen.
Stel dat je een hekel hebt aan strijkwerk. Dan zou het zomaar kunnen zijn dat je in gedachten bedenkt dat je daar lang mee bezig zult zijn. Mogelijk ga je het ook nog eens verder uitstellen.
Terwijl als je er echt de klok eens naast zou zetten, je waarschijnlijk sneller klaar bent dan dat je had ingeschat. Andersom hetzelfde. Als je iets leuk vindt om te doen, dan lijkt de tijd ook wel te vliegen. Je denkt dat er maar een half uur verstreken is en ojee, het is opeens al veel later.
Er is een manier om je eigen omrekenfactor te berekenen.
- Schrijf een aantal activiteiten op die je voornemens bent te gaan doen op een dag en geef aan wat je inschatting is hoeveel tijd je hiermee kwijt bent.
-(Dit kan al inzichtgevend zijn. Zeker als je erachter komt dat je standaard meer uren in een dag probeert te proppen dan dat mogelijk is.)
- Je kunt dit nog finetunen door er een + of een – activiteit van te maken om te kijken of er voor jou ook een verschil zit in hoe leuk je iets vindt)
- Het laat zich raden, je gaat die dag bijhouden wat de werkelijke tijd van die activiteiten zijn.
- Je kunt ook nog gaan bijhouden of er sprake was van een incidenteel oponthoud. Als het oponthoud niet icidenteel maar structureel is, kan je dit immers meenemen in je tijdsinschatting.
- De gegevens reken je om naar de omrekenfactor zoals onderstaand in een voorbeeld staat uitgewerkt.
Veel inzicht toegewenst,
Hartelijke groet
Jannie
Plaats uw commentaar